Meeting-Controlling

Eine interessante Perspektive wäre es, einmal in einem Unternehmen die Zeiten aller Mitarbeiter zu erfassen, die im Zusammenhang mit der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung von Meetings stehen, und auf entsprechende „Projektaufträge“ zu kontieren – im ersten Schritt unabhängig von der Beurteilung der in Meetings getroffenen Ergebnisse. Es könnten sich überraschende Erkenntnisse ergeben.

Ausgelöst wurde die Idee von einer Controllerin, die berichtete, dass es ihrem Unternehmen nur abgestimmte Meetings geben darf. Mit Sicherheit spart dieses Vorgehen in der Durchführungsphase des Meetings Zeit, da es weniger Widersprüche gibt. Angenehm für alle Beteiligten. Man kann sich während der Meeting-Zeit entspannt zurücklehnen sich zufrieden über die bereits abgestimmten Ergebnisse freuen, die gerade präsentiert werden. Aber braucht es dieses Beschlussmeeting noch, wenn die Beschlüsse vorher schon feststehen? Und was hat dieses Meeting bereits in der Vorbereitung gekostet, durch zahlreiche Abstimmgespräche im schrittweisen iterativen Vorgehen?

Können Meetings in der heutigen Zeit nicht etwas mehr „Such-Charakter“ statt vorwiegend Beschluss-Charakter haben? Damit das gelingt, könnten z. B. 48 Stunden vor Durchführung des Meetings wesentliche relevante Unterlagen allen Beteiligten zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt werden, aber noch nicht vollends an den Punkten abgestimmt, an denen noch zentraler Abstimmbedarf herrscht. Im Meeting sitzt man dann und diskutiert die Themen bereichsübergreifend, mit gesprächsbegleitendem Protokoll, durch den Controller öffentlich geführt. Man hat durch diese Vorgehensweise alle Entscheidungsträger vorbereitet und simultan am Tisch, kann Ergebnistransparenz und Beschlüsse erzeugen. Der Controller hätte entsprechende Planungs- und Berichtswesenmeetings moderationstechnisch zu begleiten.

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